Seguramente estás acostumbrado a escribir y enviar correos a familiares y amigos y no tenías conocimiento de que existe un correo electrónico formal. Si en algún momento tienes que dirigirle un correo electrónico a un profesor, a tu jefe o a un ente oficial, debes hacer uso de este tipo de correo debido a la formalidad que se requiere.
Correo casual o formal
Los correos casuales habitualmente son enviados a personas de confianza, como amigos o familiares. Este no requiere una estructura definida. En efecto lo que lo hace casual es la forma como lo escribes.
Por otro lado, un correo electrónico formal tiene una estructura establecida, debe contener un saludo, una apertura, el cuerpo y la firma. Otro punto a tomar en cuenta, es el lenguaje utilizado en su redacción, en el debes evitar abreviaturas, emoticones o cualquier otro termino informal.
Escribir un correo formal
En tanto que un correo informal lo puedes enviar de una forma rápida, un correo formal generalmente requiere de tiempo y paciencia ya que precisa tener en cuenta diversos elementos.
Teniendo eso presente, observa la estructura que debe tener un correo electrónico formal.
- Asunto
Es lo que le indicara al destinatario de que se trata el correo. Si el asunto no tiene una descripción que sea informativa o incompleta, puede que no sea de interés y no lo abran o simplemente lo envíen a correo no deseado. El asunto debe ser proporcional a la formalidad del correo, debe ser corto y conciso.
- Saludo
El saludo está claramente enfocado a la persona a la que se le envía el correo y siempre es necesario en los correos formales. Si el correo es enviado a un grupo de personas, debes saludar a todos, ejemplo Estimados Profesores.
Si tienes conocimiento del nombre de la persona, es recomendable poner el nombre y si posee algún título profesional incluirlo.
- Introducción
En los correos informales no es necesario de la presentación debido a que conoces a la persona, al contrario del correo formal, necesitas hacer una corta introducción de quien es la persona que está enviando el correo, has una breve presentación de ti mismo.
- Cuerpo
En esta parte del correo, se indica el propósito del mismo. Si es un correo informal no es necesario hacerlo.
En el cuerpo del mensaje de un correo formal debes incluir información específica, formulada de forma clara y precisa. Ten presente que el destinatario no te conoce y no sabe la razón del porqué le escribes, debido a esto es fundamental que todo sea escrito lo más claro posible para que no quede ninguna duda.
- Cierre
El final del correo es lo último pero no menos relevante del correo. En esta parte debes explicar quién eres, escribir tu nombre completo, tu profesión si la tienes y datos de contacto en caso de que sea necesario.
Puedes usar una plantilla de firma profesional, para causar impresión. La forma más habitual de cerrar un correo es utilizando la palabra Atentamente. Ya estás listo para redactar correos formales.
Estructura de un Correo Formal
Generalmente no tienes que preocuparte por la estructura de un correo informal, pero si lo que necesitas enviar es un correo formal, tienes que prestar mucha atención a la correcta forma de estructurarlo. Por muy breve que este sea, un correo formal debe contar con las siguientes partes.
- Tiene que ser corto, especifico y concreto. Utiliza hasta un máximo de 10 palabras.
- De ser posible dirige el saludo utilizando el título y el nombre completo del destinatario.
- En esta parte debes explicar el tema principal del correo. Utiliza una gramática apropiada y no cortes las oraciones
- El final del correo debes ser formal. Coloca tu nombre completo. Si estas enviando un correo a nombre de una empresa, debes usar el título del destinatario.
Una característica primordial en un correo electrónico formal, es lo referente al tipo de letra o fuente. Actualmente los servidores de correos disponen de muchas tipos de fuentes, lo recomendable que uses fuentes comunes Arial, Times New Roman, intenta utilizar solo una o dos tipos de fuentes. Evita usar fuentes no comunes, puede ocurrir que servicio de correos del destinatario no las reconozca.
Revisa antes de enviar
Cuando tengas escrito el correo, con su correcto formato y respetando la estructura, ya casi está listo para enviarlo, pero falta el paso más importante, debes revisarlo cuidadosamente. Debes buscar, errores de deletreo, nombres mal escritos, errores tipográficos, errores gramaticales. Ten presente, que un correo lleno de errores dará una mala imagen de ti.
Si quieres ser tomado seriamente, debes usar una dirección de correo electrónico formal. Puede ser que hayas creado tu correo mientras estudiabas y colocaste un nombre que no sería nada apropiado al momento de establecer una comunicación formal.
