Como crear una nueva regla en Microsoft Outlook
El que creemos una nueva regla de Microsoft Outlook, nos permite automatizar una gran cantidad de tareas que, por lo general hacemos manualmente. Con esto conseguirás mucho tiempo, que por lo general cuando queremos enviar un correo de última hora nos viene muy bien. Si te interesa aprender más de esto, no dejes de leer el siguiente artículo y presta atención a los siguientes pasos que te damos a continuación.
¿Qué es una regla Microsoft Outlook?
Cuando hablábamos de reglas, nos estamos refiriendo a acciones que puede llegar a hacer Outlook, este las realiza de forma automática, en los mensajes que enviemos o recibamos en nuestro correo electrónico. Esto en función de las especificaciones que asignemos. Un ejemplo de esta es como mover los correos de una persona específica a una carpeta, previamente seleccionada.
El tiempo que perdemos realizando siempre las mismas acciones una y otra vez todos los días ira desapareciendo poco a poco a medida que empieces a utilizar una serie de pautas que te harán posible ganar mucha velocidad y eficiencia a la hora de utilizar tu correo electrónico.
Ya es hora de que empieces a perder el miedo por probar cosas nuevas y empezar a como ahorra tiempo de la mejor manera para ti mismo. Si quieres lograr esto, sigue leyendo.
Nota: Estas reglas solo se ejecutan en un equipo en el que este instalado y se esté trabajando con Outlook. Esta regla realiza una acción que personalizamos de acuerdo a nuestra conveniencia
Pasos para crear una nueva regla en Microsoft Outlook
- Tenemos varias formas de crear nuevas reglas en Microsoft Outlook, primero que nada podemos empezar colocándonos sobre el mensaje que deseamos usar como pauta. Si procedemos a darle clic en la opción que nos dice “nueva regla”, nos van a aparecer una variada serie de opciones rápidas que nos permitirán realizar acciones básicas, como lo serian crear una alerta, poder reenviar algún documento o archivarlo.
- Si lo deseamos podemos seguir con el primer menú y comenzar creando una regla bastante sencilla. No tiene demasiada dificulta, pero seguirá siendo uno de los pasos que son más fáciles de ejecutar, pero que nos pueden sacar en cualquier momento de algún apuro. Cabe destacar que realizar este tipo de reglas es indispensable si quiere que tu correo no vaya a colapsar en algún momento de cualquier mensaje no deseado o simplemente remitentes que no nos interesan para nada.
- La segunda forma para poder crear una regla en Microsoft Outlook viene siendo un poco más larga. No tenemos que dirigir directamente a la opción “nueva regla”, pero en lugar de seguir las instrucciones que nos dice esta primera pantalla, tenemos que ir en una serie de pasos que vienen siendo más extensos. Haremos clic en la opción que diga “avanzadas” y luego de ahí podremos empezar a ver una gran serie de elementos que nos interesaran un poco más.
- Un paso muy importante que debes realizar es escoger las características del mensaje del correo al que le quieres aplicar una serie de pasos. Se puede poner hasta el asunto o el cuerpo del mensaje que realmente nos interesa que destaque en la bandeja de entrada. De aquí en adelante nos puede ir indicando las maneras de colocar, archivar o como tratar los mensajes que cumplan con esta cualidad.
- Debes marcar excepciones, para aquellos mensajes que no van a seguir las reglas que has marcado anteriormente. Esta opción es para poder identificar aquellos mensajes que están dentro de la regla pero no deberán realizar la acción.
- En la sección inferior, puede seleccionar hasta tres acciones a realizar en un correo electrónico que cumple con los criterios definidos:
. Mostrar el correo electrónico en una Ventana de Alerta de elemento nuevo en el escritorio.
. Reproducir un sonido cuando se recibe un correo electrónico que cumplan los criterios.
. Mover el elemento o archivo a una carpeta previamente seleccionada.
Outlook cuenta con un guía o asistente que nos ayuda a crear las reglas, y nos muestra las que ya están disponibles, esto con la finalidad de hacer el procedimiento mucho más rápido. El Asistente de Reglas ha utilizado normas ya establecidas. Todo lo que tienes que hacer es personalizar cada regla en el Asistente para con sus propias elecciones.
¿Cómo utilizar un asistente de reglas?
Te explicaremos paso a paso como ingresar a tu asistente de reglas:
Comience con su buzón de correo electrónico abierto. Haga clic en la pestaña Archivo. Debes hacer clic en la casilla “administrar reglas y alertas” para poder acceder al cuadro de dialogo de reglas y ventas. Haz clic en la opción de menú de Nueva Regla en la parte superior izquierda del cuadro de diálogo.
En la parte superior del Asistente para Reglas, usted verá una lista de plantillas de regla predefinidas en dos categorías:
- Manténgase Organizado
- Manténgase al Día
En la interfaz podrás ver una opción que indica “Iniciar desde una Regla en Blanco”. Con esta categoría podremos crear nuestras propias reglas desde cero, esto siempre en caso de que no queramos trabajar con las que ya están definidas.